日本董事會議事錄誰能看？保存起點、法院許可與申立資料

2026-10-24查核：董事會紀錄本店保存10年；需法院許可時，東京書式每申立人1,000円。

想了解公司為何核准某筆募資或重大交易，年度決算書往往只呈現結果，未必顯示董事討論與決議。這時應先確認要找的是董事會議事錄，以及公司是否實際採董事會設置機構。只有董事在公司通訊群組討論，不代表所有訊息自動等同法定董事會紀錄；相反地，以書面同意省略決議的文件，也不能因沒有實體開會就完全不保存。

保存義務從會議日起看

公司法371條規定，董事會設置公司應從董事會日開始，在本店備置相關議事錄等10年；依法視為決議成立的意思表示書面或電磁紀錄，也在該條涵蓋範圍。這與定時股東會、帳簿與稅務憑證各自的保存起算不同；股東會議事錄的 10 年與 5 年規則，另見日本定時株主總會怎麼開：非公開公司 1 週前通知，議事錄留 10 年，全員同意可省略招集或用書面決議。公司行政人員應把會議日期、決議題目、原件位置與附件關聯建成索引，讓收到指定期間請求時能找出所需資料。

本篇不提供通用議事錄套版；是否符合記載、簽章或電子紀錄要求，還要依369條及相關規則處理。若目前問題是董事會是否具備足夠董事，應先對照取締役人數與任期：非公開公司 1 人即可、設取締役會要 3 人以上，任期最長可延到 10 年，不要在沒有確認機構的情形下直接引用董事會程序。

股東與債權人走的入口不同

股東為行使權利有必要時，原則可依371條向公司請求閱覽或謄寫。但監査役設置、監査等委員會設置及指名委員會等設置公司，股東須取得法院許可。公司名字裡有沒有「控股」或人數多寡，不能替代正式機構確認；應看定款與登記事項資料。這是閱覽路徑的條件，不是持股滿3%才可以受理的帳簿制度。

債權人則須為追究役員或執行役責任有必要，並經法院許可。母公司股東為行使權利必要時，另有準用規定。法院若認為閱覽謄寫可能使公司、母公司或子公司遭受顯著損害，依法不能許可。這表示提出申立書並不等於當然獲准，應把需要哪場會議、哪個議題與權利行使的關係具體寫清楚。

東京法院檢查表怎麼使用

東京地院公開檢查表列出：本店所在地管轄、申立人資格、請求範圍、必要性、登記事項證明、證明資格及必要性的資料。申立手數料是1,000円乘以申立人數；若2人共同申立，依此算式是2,000円，3人則3,000円。這是檢查表所列收入印紙的乘法，不是包含律師、郵券或其他支出的總價，也不表示別的案件都用同一算法。

例如想查增資程序，不宜寫「請交出歷年全部會議所有內容」，而可先特定募集股份發行的協議部分與會議日期；理由仍須與自身權利相連。東京表格只是準備檢核工具，公司不在東京時，應向本店所在地管轄地院確認格式、提出方法與郵券。若資料有滅失風險或公司爭執權利，讓日本律師判斷是否另需保全，不要自行登入他人帳號複製。

若只想知道公司年度結果，可先看日本株式會社決算公告：定時股東會後要公告資產負債表，電子公告須掛 5 年，不做最高可罰 100 萬円過料，再決定是否需要董事會討論紀錄。

怎麼做

1. 先核對是董事會決議、股東會決議或書面同意文件，列出欲查看的日期及議題。
2. 從登記與定款確認機構，分辨股東可先向公司請求，或應走法院許可。
3. 準備持股或債權資料、公司登記事項證明及必要性事證，附上已向公司提出的往來。
4. 使用東京法院公開董事會議事錄許可檢查表逐項檢核，再向實際管轄法院詢問送件方式。
5. 取得許可後按其範圍與公司安排閱覽謄寫，保留取得資料及使用目的紀錄。

容易踩雷

• 把董事會議事錄與股東會議事錄混用，沒查監査機構就跳過許可。
• 用3%的會計帳簿比例概括所有公司資訊權。
• 把每人印紙費當成全部案件支出，或未特定會議就要求全量交付。

常見問題

在本店找到的是5年前紀錄，還屬保存範圍嗎？

仍在保存範圍內。公司法第371條第1項要求自董事會日起10年在本店備置，5年前的紀錄尚未到期。

1人申立與2人申立印紙相同嗎？

依東京檢查表不是；1人為1,000円，2人按乘法為2,000円，其他支出另詢法院。

股東拿到許可後可以公開所有內容嗎？

不可以。這是本站的一般提醒，不是條文明文：許可只涵蓋獲准閱覽、謄寫的範圍，取得後如何使用資料，仍要留意個資與營業秘密等其他規定。

來源

• 会社法（e-Gov）（2026-10-31 查證）：取締役会設置会社は、取締役会の日（前条の規定により取締役会の決議があったものとみなされた日を含む。）から十年間
• 東京地方裁判所：取締役会議事録閲覧等許可申立てのチェックリスト（2026-10-31 查證）：収入印紙１０００円（×申立人の数）の貼付
• 法務省：会社法等の規定による閲覧等の方法について（2026-10-31 查證）：創立総会、株主総会、取締役会、監査役会、監査等委員会、指名委員会等、清算人会及び社債権者集会の議事録

資訊查核｜最後查證日：2026-10-24｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。