日本公司促銷Email怎麼寄？兩部法律的同意、退訂與保存期限

2026-10-24查核：促銷Email原則先同意；兩法保存期限不同，通販承諾紀錄須自末次寄送保存3年。

有Email與有廣告同意，是不同狀態

官方兩法要點說，特定電子郵件法以廣告宣傳郵件為對象，原則採事前同意的opt-in；特商法則管通信販售等郵件廣告。規制目的與範圍不同，一封信可能同時受兩法適用。海外寄出而在日本收受的廣告郵件，也在前者說明範圍；不能因郵件系統設在台灣就預設不受規範。

先辨郵件主要目的：訂單確認、發貨通知與另外促銷是否同一件事？官方資料對契約履行通知所附隨廣告有例外說明，卻不表示把大量促銷內容塞進「訂單通知」主旨就當然免同意。實際版面、內容與交易關係應一併核對。SMS等以電話號碼傳送的廣告也列在官方要點，不以是否叫電子報決定。

例外不能從其中一部法律直接搬過去

特定電子郵件法要點列有交易關係、以名片等書面通知自身地址，以及公開營業郵件地址等例外。可是同份資料特別註記：若是通信販售等郵件廣告，特商法適用，不能只靠交易關係或收到名片就免請求承諾。公開地址旁明示拒絕廣告時，也不能照抄名單寄送。

因此應在名單上分開記錄地址取得、同意內容、時點、方法及適用理由。沒有證據，不要把「曾買過」「公開在官網」「代理商說可用」混成統一同意欄位。公司請外包平台代寄時，也應釐清送信者、委託者及賣方的責任，不能把工具提供的發信能力當成法律允許。

保存期限：1個月與3年不能擇短

2018年7月官方兩法要點列，特定電子郵件法同意記錄保存到該廣告郵件末次送信後1個月；若受該法措施命令，則為1年。通販郵件廣告另有特商法的請求承諾紀錄義務；本次查核的消費者廳通信販售指南仍明載，自最後送信日起保存3年。不能看到一般1個月就把同時受特商法規範的證據清掉。

保存的是能證明請求、承諾的紀錄，不只是收件地址；官方要點也說明特定形式下可保存名單、當時定型表示內容與顯示時期等材料。採用哪種方式須符合各自要件。這份舊版要點用來說明同意與記錄制度，本文沒有引用其舊刑名及罰則；刑事或最新個案適用另核現行法。

退訂後，名單狀態要真的改

官方要點說，即使曾同意，收到拒收通知後也禁止再送廣告，並建議保留拒收紀錄。信中應容易找到拒收通知的地址或網址，以及相應說明；網址不能導向一個無法完成的頁面。正常交易履行通知附隨廣告等例外仍要按規定判斷，不可把退訂者全面加回促銷清單。

以本站假設測試名單為例：100人中，80人有可回查的同意，20人未確認。不能為了湊全寄送把20人補成同意；若其中已同意的5人又拒收，也要先將5人從廣告對象排除，再核其餘75人是否符合這次用途及兩法條件。這是資料治理示例，不是允許寄送的官方核准數。

把發信證據與個資治理接起來

保存同意不代表可無限制流用資料。名單要交台灣母公司處理時，再核日本個資法對台灣業者的 3 個重點：日本子公司傳資料回台灣要同意、外洩超過 1,000 人須報告、30 日內提確報，勿將個資同意與廣告同意互相替代。建議建立可查版本的同意畫面、每次名單篩選理由與退訂處理紀錄；保存安全、存取權限及資料最小化仍要另行設計。

制度詢問可從消費者廳特商法指南及總務省特定電子郵件法資訊入口確認，帶實際信件、名單取得方式、同意畫面及退訂流程。官方要點亦列迷惑郵件相談中心，本文不代替主管機關判斷某封郵件例外是否成立，也不替讀者實際發送任何訊息。

網路商店寄送廣告郵件時，特商法的標示義務見電商特定商取引法標示：價格、付款、交貨、退貨與業者名稱住址電話，外國法人有日本事務所也要寫；退貨規則的標示另見日本網店沒寫退貨規則怎麼辦？8日退貨、送料與特約分流。

怎麼做

1. 抽出將寄送的完整信件，分辨廣告主目的、交易履行通知及可能同時受兩法規範的內容。
2. 逐筆核地址來源與同意證據，對交易關係、名片或公開地址例外各自標法律及限制。
3. 分開設定一般同意與通販承諾紀錄保存責任，避免用1個月覆蓋特商法3年要求。
4. 用測試信實際完成拒收流程，檢查退訂狀態是否從下一次廣告對象排除。
5. 外包發送前核責任分工及個資流向，保留本次篩選理由、畫面版本和送信紀錄。

容易踩雷

• 把購買會員或名片名單自動當作已同意一切通販廣告，忽略兩法例外差別。
• 保存地址清單卻沒有同意當時的內容、方法與時點，無法回查同意範圍。
• 退訂網址只有說明沒有操作入口，或外包同步慢讓拒收者再次收到促銷。

常見問題

收到名片就能寄商品促銷嗎？

不能直接下結論。特定電子郵件法的書面地址例外，不能直接排除特商法通販廣告的請求承諾要求。

同意紀錄只留1個月就夠嗎？

不一定。特商法通販的承諾紀錄要從末次寄送日起保存3年；另外，特定電子郵件法的同意紀錄是末次送信後1個月，受該法措施命令時為1年，兩套期限要分開管理。

退訂後還能寄發貨通知嗎？

可依真正契約履行通知與附隨廣告的法定例外判斷，但不能把促銷主體偽裝成發貨通知。

來源

• 特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（e-Gov）（2026-10-31 查證）：あらかじめ、特定電子メールの送信をするように求める旨又は送信をすることに同意する旨を送信者又は送信委託者（電子メールの送信を委託した者（営利を目的とする団体及び営業を営む場合における個人に限る。）をいう。以下同じ。）に対し通知した者
• 消費者庁・総務省：特定電子メール法のポイント（2018年7月版）（2026-10-31 查證）：記録の保存に係る広告宣伝メールを最後に送信した日から１ヶ月
• 消費者庁：特定商取引法ガイド 通信販売（2026-10-31 查證）：最後に電子メール広告を送信した日から３年間、 その承諾や請求があった記録を保存することが必要です。

資訊查核｜最後查證日：2026-10-24｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。