日本雇主保存員工的 My Number 要注意什麼？番號法限定用途，離職後事務結束與保存期過了要儘速廢棄

台灣人在日本雇人後，就會向員工收集個人番號（My Number），用來辦理源泉徵收票與社會保險手續。個人番號與一般個資不同，日本有專門的「番號法」與個人情報保護委員會的指引，規定能收什麼、能存多久、何時要刪。若把員工的個人番號放在人事資料庫裡長期保存，或拿去管理業績，就可能違反規定。本文依 e-Gov 的番號法與個人情報保護委員會「特定個人情報適正取扱指引（事業者編）」整理，查證日 2026-11-01；個案請洽日本律師或社會保險勞務士，本文不判斷任何具體資料處理是否合規。

法條：收集與保管有限制

番號法第 20 條規定：任何人，除非屬於前條（第 19 條）各款的情形，不得收集或保管特定個人資訊（限含他人個人番號者）。第 19 條則列出了可以提供特定個人資訊的情形（如個人番號利用事務實施者為處理事務所必要的範圍等）。所以雇主能收集、保管員工的個人番號，是因為番號法允許事業者為「個人番號關係事務」使用，不是一般的個資權利。

保管：只為番號法事務，繼續雇用可跨年度

個人情報保護委員會的指引（事業者編）說明：事業者可為處理給與源泉徵收事務的目的，保管員工等的個人番號；但不能為了管理員工等的營業成績，而保管他們的個人番號。對有雇用契約等繼續性契約關係的情形，因為員工提供的個人番號需要繼續用於給與源泉徵收事務、健康保險與厚生年金保險的申報事務等，可以在翌年度以後繼續保管；員工休職時，即使復職未定，只要雇用契約繼續，也可以繼續保管。

廢棄：事務不需要且保存期間過了，要儘速處理

指引同一節寫：事務不需要處理，且所管法令所定的保存期間已經過時，必須「できるだけ速やかに廃棄又は削除」個人番號。指引舉出的具體保存期間是：扶養控除等申告書，依所得稅法施行規則第 76 條之 3，要保存到「該申告書提出期限（每年最初領到薪資等日的前一日）所屬年度的翌年 1 月 10 日的翌日起 7 年」之日；過了這段期間，就不必再保管申告書上的個人番號，原則上要儘速廢棄；指引並建議對記載個人番號的書類，採取以保存期間經過後廢棄為前提的保管體制。該指引也說明：可以在把個人番號部分遮蔽或刪除到無法復原後繼續保管該文件；但若該文件屬個人資料而不再需要利用，仍要依個人情報保護法第 22 條，努力遲滯なく消去。對以電子方式保存的特定個人資訊，也適用同樣原則：事務不需要且保存期間過了，原則上要儘速廢棄或刪除；指引建議建置的系統應以保存期間經過後的廢棄或刪除為前提。

本人確認

指引說明，個人番號的本人確認依番號法第 16 條與相關政令、規則辦理；具體的確認方式請看指引「本人確認」一節與相關 Q&A。

算例（本站假設，非官方範例）

假設某公司有 10 名員工，其中 1 名員工離職後 2 週，公司仍把他的個人番號留在人事系統。依指引的原則：若相關事務（例如該員工離職年度的給與源泉徵收事務與社保手續）已處理完畢，且文件的法令保存期間已過，要儘速廢棄或刪除；但在保存期間內，書類上的個人番號需要保管。以扶養控除等申告書為例，指引寫的保存期間是提出期限所屬年的翌年 1 月 10 日翌日起 7 年。這個算例的人數、日數只為說明判斷順序，沒有主張任何固定廢棄日。

怎麼做

1. 先盤點：誰在收個人番號、存在哪裡（紙本、電子）、用在哪些事務，確認用途限於番號法所允許的事務。
2. 在人事制度中訂定保管與廢棄規則：在職期間可為源泉徵收與社保事務保管；離職後，待事務結束並屆滿法令保存期間，儘速廢棄或刪除。
3. 把個人番號與一般人事資料分開管理，不用於業績管理或其他目的。
4. 廢棄時依指引，方式可以是銷毀或遮蔽到無法復原；紙本與電子媒體都要處理。
5. 員工個資的一般規則見日本個資法對台灣業者的 3 個重點：日本子公司傳資料回台灣要同意、外洩超過 1,000 人須報告、30 日內提確報；法定調書與給與支払報告書的提出，見法定調書與給與支払報告書：1 月 31 日前要交哪些表，2027 年因週日順延到 2 月 1 日。
6. 員工離職後的社保與雇用保險手續，見日本員工離職手續：社保喪失 5 日內、雇用保險喪失 10 日內附離職證明書，源泉徵收票離職後 1 個月內，薪資金品 7 日內結清；個人番號相關手續與這些手續同時辦理。

容易踩雷

• 把個人番號當成一般的員工資料長期保存：指引要求事務結束、保存期過後儘速廢棄或刪除。
• 用個人番號管理業績或當員工編號：指引明說不能為管理營業成績保管。
• 只刪紙本，電子檔還留在系統：指引說明電子保存也適用。
• 委託外部處理時沒有處理個人番號的規則：事業者的安全管理措施另有要求，見指引相關別添。

常見問題

員工離職後，個人番號要立刻刪嗎？

不一定立刻刪。指引的原則是：事務不需要處理，且所管法令的保存期間已過時，要儘速廢棄或刪除；保存期間內，書類上的個人番號需要保管。

休職中的員工，個人番號可以繼續存嗎？

可以。指引說明雇用契約繼續時，即使復職未定，也可以繼續保管。

可以把個人番號拿來當員工代號嗎？

不行。指引明說不能為了管理員工的營業成績而保管個人番號，個人番號的用途限於番號法所定事務。

來源

• 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（e-Gov）（2026-11-01 查證）：何人も、前条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報（他人の個人番号を含むものに限る。）を収集し、又は保管してはならない。
• 個人情報保護委員会：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）（2026-11-01 查證）：それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければならない。

資訊查核｜最後查證日：2026-11-01｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。