日本勞工名冊、薪資台帳、出勤紀錄的保存：勞基法寫 5 年，附則「當分の間」3 年，起算日各不同，違反罰 30 萬円以下

台灣老闆在日本請了員工，勞基法要求的不只是發薪水，還有「三簿冊」：勞工名冊、薪資台帳，以及雇入、解雇、薪資等相關重要文件。第一輪談過帳簿 7 年保存（稅務），但沒有談到勞動法規的保存期間，兩者並不相同。本文依勞動基準法第 107、108、109、120、143 條與施行規則第 53 至 56 條整理（e-Gov），查證日 2026-10-19；個案請洽社會保險勞務士。

同主題可接著看：日本薪資給付五原則：通貨、直接、全額、每月 1 次以上、固定日期，違反最高罰 30 萬円，薪資轉帳需員工同意。

三簿冊是什麼

• 勞工名冊（第 107 條）：每個事業場各自備一份，每個員工（日雇者除外）一人一張，記入姓名、生日、履歷與厚生勞動省令所定事項；有變動要遲滯地訂正。
• 薪資台帳（第 108 條）：每個事業場各自備一份，每次發薪時遲滯地記入薪資計算基礎與金額。
• 其他重要文件（第 109 條）：雇入、解雇、災害補償、薪資及其他勞動關係重要文件。

施行規則第 53 條：勞工名冊除姓名、生日、履歷外，還要記性別、住所、從事業務種類、雇入年月日、退職年月日及事由（解雇要記理由）、死亡年月日及原因，共 6 項；常時雇用未滿 30 人的事業，可以不記「從事業務種類」。施行規則第 54 條：薪資台帳要記姓名、性別、薪資計算期間、勞動日數、勞動時間數、延長、休日、深夜時間數、薪資各項金額，以及依第 24 條第 1 項扣除的金額。

保存期間：法條寫 5 年，附則寫 3 年

第 109 條本文：名冊、薪資台帳與重要文件要保存 5 年。不過附則第 143 條規定：第 109 條適用時，「當分の間」改為 3 年。也就是現行實務上法定最低保存期間為 3 年；法條是否調回 5 年，要看未來修法。同條也把薪資請求權的時效改為「當分の間」薪資 3 年（退職手當 5 年）。

起算日（施行規則第 56 條）

薪資台帳與重要文件，若相關薪資的支付日比上述起算日更晚，以支付日為起算日。出勤時間紀錄、年次有給休暇管理簿等，也準用這個起算日規則。

罰則

第 120 條：違反第 107 至 109 條者，處 30 萬円以下罰金。

怎麼做

1. 事業場各自備勞工名冊與薪資台帳（電子保存的做法請另對照主管機關說明）。
2. 勞工名冊依施行規則第 53 條必載事項逐欄填寫，員工住所變動時遲滯地修改。
3. 每次發薪時一併完成薪資台帳，勞動時間、延長、休日、深夜時間數不可漏。
4. 依起算日各自列出文件到期日，到期前不要丟棄。
5. 雇入、勞動契約、解僱預告等文件，保存到員工退職之日起算期間。
6. 稅務帳簿另有保存期間，不要互相取代（本站帳簿專文）。

容易踩雷

• 只留紙本或 Excel 零散檔，沒有每個事業場各自一份。
• 把員工離職日當成所有文件的起算日，忽略薪資台帳是以最後記入日起算。
• 看到法條 5 年就認定現行是 5 年，沒注意附則當分の間 3 年。
• 日雇員工雖不必做名冊，但連續使用超過 1 個月的日雇者要比照常時員工做薪資台帳（施行規則第 55 條）。

常見問題

勞工名冊要保存多久？

法條第 109 條寫 5 年，附則第 143 條改為當分の間 3 年；起算日是員工死亡、退職或解雇之日。

薪資台帳從什麼時候算起？

從最後一次記入之日算起；若相關薪資支付日更晚，以支付日為起算（施行規則第 56 條）。

沒有做名冊會有罰則嗎？

有。違反第 107 至 109 條可處 30 萬円以下罰金（第 120 條）。

來源

• 勞動基準法（e-Gov）（2026-10-19 查證）：使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない
• 勞動基準法施行規則（e-Gov）（2026-10-19 查證）：労働者名簿については、労働者の死亡、退職又は解雇の日

資訊查核｜最後查證日：2026-10-19｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。