日本帳簿與憑證保存 7 年：電子收到的發票與報價單，要用電子檔保存並能依日期、金額、客戶檢索

在日本做生意，帳簿和憑證不是記完就丟。法人稅要求保存期間，而且從 2024 年起，用電子郵件或網站收到的請求書、領收書等，不能只列印出來存紙本，必須保留電子資料。本文依國稅廳 No.5930 與《電子帳簿保存法一問一答【電子取引關係】》（令和 8 年 7 月版）整理，查證日 2026-10-17；系統選擇與細節請與稅理士確認。

保存多久

國稅廳 No.5930：法人須備置帳簿、記錄取引，並把帳簿與取引所作成、收到的書類，從該事業年度確定申告書提出期限的翌日起保存 7 年。

• 帳簿：總勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、固定資產台帳、売上帳、仕入帳等。
• 書類：棚卸表、資產負債表、損益表、注文書、契約書、領收書等。
• 10 年的情形：提出青色申告書、當年度產生青色欠損金額的事業年度，或未提出青色申告而產生災害損失的事業年度，保存期間是 10 年（2018 年 4 月 1 日前開始的事業年度為 9 年）。

2026 年 4 月 1 日以後開始的事業年度，青色申告法人與關係者之間的取引（國稅廳註明青色申告法人以外的普通法人等也同樣適用），如果收到或作成的注文書、契約書、領收書等沒有記載對價計算所需事項，還要另外取得或作成「特定事項記載書類」，並同樣保存 7 年（No.5930）。

電子收到的憑證：3 件事

電子帳簿保存法對電子取引（以電子郵件附件、EC 網站、雲端服務等授受的請求書、領收書、報價單、注文書）有三個重點。

1. 要保存電子資料本身。2022 年以後，把電子資料列印後保存紙本的做法已廢止；2023 年 12 月 31 日以前有寬容措施。
2. 真實性：從以下 4 種措施擇一：（一）接收的是已付時間戳記的資料；（二）接收後盡快附上時間戳記；（三）使用留有修改刪除紀錄或不能修改的系統；（四）制定、運用、備置防止不正當訂正刪除的事務處理規程。
3. 可見性：備置電腦、顯示器、印表機與操作說明，並確保搜尋功能。搜尋需能用「交易日期」、「交易金額」、「交易對象」3 個記錄項目查詢；日期與金額要可用範圍指定，且能組合 2 個以上條件。

不用做搜尋功能的情形

剛設立的公司特別重要：一問一答問 51 說明，沒有基準期間的新設法人，其初年度與翌年度，電子取引資料保存不需要確保搜尋功能；另外判斷標準是「売上高」（不含營業外收益），與消費稅的課稅売上高不同。

一問一答（問 51、52）說明：前前事業年度（基準期間）銷售額在 5,000 萬円以下，或能把電子資料列印後依日期與交易對象整理好，隨時提示給稅務職員，兩者之一，只要同時能依稅務職員要求讓對方下載資料，就不需要搜尋功能。沒有專用系統時，可用試算表製作索引表，記錄日期、金額、對象；或用規則化的檔名（例：20210131_店名_110000）並放入資料夾。

怎麼做

1. 確認公司的決算日，算出各年度的保存期限：確定申告期限翌日起 7 年；有青色欠損則 10 年。
2. 盤點電子收到的資料：郵件 PDF、EC 網站領收書、雲端會計與請款系統。
3. 決定保存方式：有請款或會計軟體的，確認是否符合電子取引要件；沒有的，使用檔名規則與資料夾。
4. 製作「防止不正當訂正刪除的事務處理規程」並備置（一問一答問 33 有範例）。
5. 若基準期間銷售額超過 5,000 萬円，需完整具備搜尋功能或準備整理過的列印本。
6. 與關係者（例如台灣母公司）交易時，確認 2026 年 4 月起的特定事項記載書類。

容易踩雷

• 只把郵件裡的 PDF 列印後歸檔：電子取引須保存電子資料。
• 以為只有收到的要存：一問一答說明，不只收到的，交付給對方的書類副本也在保存範圍內，電子授受時同樣要存電子資料。
• 以紙本為正本時，內容和電子資料不同（例如郵件補充說明）時，兩者都須保存。
• 搬家或換系統時刪除舊資料，保存期間還沒到。
• 沒有訂定事務處理規程，也沒有使用具備修改紀錄的系統。

常見問題

日本的帳簿要放在日本嗎？

本文只引用國稅廳關於保存期間與電子取引的說明，帳簿放置地點未逐條查證；請稅理士確認（待確認）。

EC 網站的領收書沒下載，只能在網站查看可以嗎？

一問一答說明，若網站在保存期間內隨時可確認，且網站業者滿足真實性與搜尋要件，則不一定要下載；但應長期確認該網站資料可用。

台灣的發票保存年限跟日本一樣嗎？

本文只整理日本規則；台灣規定請依台灣主管機關說明。

來源

• 國稅廳 No.5930 帳簿書類等の保存期間（2026-10-17 查證）：その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存
• 國稅廳 電子帳簿保存法一問一答【電子取引關係】（令和8年7月）（2026-10-17 查證）：5,000万円以下の場合…検索機能の確保は不要

資訊查核｜最後查證日：2026-10-17｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。