日本公司線上登記誰來電子簽章？台灣創辦人送件前的文件分工

把定款、董事就任文件與委任狀都存成PDF，並不表示日本公司的設立登記已經具備線上送件條件。真正需要先決定的是：由創辦人自行申請，還是由受委任的代理人送件；每份電子文件由誰製作、誰簽署；該人持有的電子證明書，是否被允許用在那一種資訊上。以下依2026年10月24日實讀的官方頁面整理，處理的是商業、法人登記的送件準備。

尚在確認設立先後順序，可先對照STEP 5　公司登記。本文不重新計算設立費用，也不把「網站顯示已送出」當成登記完成。

先把申請書、委任狀和附件分開

法務省將「申請書資訊」與「附件書面資訊」分別列示。申請書由申請人或代理人電子簽署；電子附件則依製作者及文件種類核對簽署要求與可用憑證。這不是在所有檔案最後貼上同一張公司章圖就能處理的事。法務省線上登記說明的「第3 電子證明書的取得」有分表，列出的電子證明書共 4 類：商業登記電子證明書（商業登記規則第 33 條之 8 第 2 項所定，可向管轄登記所取得，也可線上請求）、公的個人認證服務的署名用電子證明書（My Number 卡）、法務大臣指定的特定認證業務電子證明書，以及政府或地方公共團體組織認證基盤發行的官職證明書。這 4 類是申請書（申請人或代理人）可用的憑證；附件另有依文件角色分欄的表，除上列幾類外，還列有「指定公証人電子証明書」，以及「その他」欄的民間電子簽名服務名單（含服務名稱與憑證發行者），欄位不同可用的憑證也不同，送件前要依當期表逐欄核對。

一般附件也不能一律套用最寬鬆的電子契約服務名單。法務省附件表中，涉及市町村印鑑證明、認證者的欄位，與「其他」附件的憑證範圍不同。服務品牌出現在某個欄位，不代表其所有簽署方案、所有發行者都適用申請書或委任狀。請把服務名稱、憑證發行者、文件角色一起交給登記所或司法書士確認；不能只說「台灣常用這個簽名軟體」。

沒有日本個人卡，先確認替代路徑

法務局這頁先介紹代表取締役本人使用My Number卡申請，接著要求「沒有卡且無法使用線上申請者」改用書面申請。後段的「線上申請所需附件書面資訊」是一般附件作成指引，並非無卡者專門入口。至於其他憑證或合適代理人的適用，須另按法務省的申請書與附件分表核對。因此，不能以台灣國籍或目前人在台灣，直接推論完全不能線上申請。反過來，台灣自然人憑證或商業電子簽名已能用於其他業務，也不能直接推論日本登記系統接受。

實際處理時，可以把「由合適代理人簽署申請書」與「創辦人應製作、簽署或提供的附件」分開討論。委任代理人不代表所有附件都可以改由代理人代替原製作者簽名。若附件原本以紙本製作，法務省允許按規定另行提出或寄送；應在附件標示申請號碼，或附上系統列印的紙本附件明細表（書面により提出した添付情報の内訳表）。這是紙本併送的程序，不能把紙本掃描後加上手寫簽名圖片，就稱作具有合格電子署名的附件。

紙本路徑若涉及海外簽名與證明，另讀台灣人簽名證明：沒有日本印鑑時，用署名證明書代替；台北駐日經濟文化代表處約 1 週、1 份 2,300 円，並將實際文件樣式交由管轄登記所確認。電子定款的認證則是另一個作業，可參考電子定款可省 4 萬円印紙稅：紙本與電子定款的差別，以及 2024 年起的網路會議認證；認證完成不代表其他登記文件已全部簽妥。

簽完後還要檢查有效時點與送件結果

法務省對申請書資訊的說明，是在送信時檢查簽章與憑證有效性；委任狀資訊則須在系統接收時有有效憑證。委任狀即使沒有跳出傳送錯誤，也可能因未提供有效憑證成為卻下對象。其他附件（不含委任狀）的有效性判斷，則以簽署時有效為原則。不要把附件的規則套回申請書，也不要在尚未送出前就假定「簽的時候沒到期，所以明天也能送」。

準備附件時，同時保留可再次產出、可再次簽署的版本。法務省說明電子附件合計上限為15MB；系統FAQ另將商業、法人登記申請資料上限列為15MB，登記事項提出書除外。因此壓縮掃描檔或重新輸出PDF，應在正式電子簽署前處理，完成後再檢查整筆申請的資料容量；不可把上限理解成每個附件都各有一份額度。

時間安排也與憑證檢查有關。官方FAQ說，不涉及通訊的資料作成可離線24時間進行；這不等於隨時都能傳送或當天受理。一般送件時段為日本平日8時30分至23時、假日8時30分至18時，12月29日至1月3日除外；登記所受付仍以平日17時15分為止。若代表人排定晚上才簽，應先確認能否在憑證有效期間及可傳送時段內送出，並區分「到達通知」與「受付通知」，不要先對合作方承諾當日已有受付號碼。

送出後還要追蹤電子納付資訊。法務省一般線上登記說明的電子納付期限，是到達日翌日起算3日間，排除行政機關法定休息日；請以該筆通知確認期限與納付內容。這裡不是保證登記所會在同樣時間內完成審查。

怎麼做

1. 把預定登記目的及公司型態交給辦理人，確認採本人或代理線上申請，逐份列出附件製作者與應簽署者。
2. 在官方分表逐一比對申請書、委任狀及其餘附件的憑證名稱、發行者與使用限制，記下每位簽署人的到期狀態；海外文件無法確認時先問管轄登記所。
3. 決定哪些文件走電子資料、哪些依法另交紙本，再處理掃描清晰度、檔案容量及電子定款原資料夾，最後才完成所需電子簽署。
4. 在排定的可傳送時段送出，保存到達通知與受付通知；若紙本併送，依申請號碼及附件明細表銜接，並追蹤登記所要求的補正期限。
5. 取得電子納付資訊後核對付款期限，持續查看補正或完了通知；登記完成後才整理對外使用的公司證明文件。

容易踩雷

• 只檢查代理人的憑證，漏掉創辦人提供的電子委任狀，誤以為傳送成功就代表委任有效性也已通過。
• 看到某種電子契約服務列在「其他附件」就拿它簽申請書，沒有比對使用角色與發行者。
• 簽完才壓縮、拼接或重新列印PDF，交接時卻只留下加工後檔案；應保存完整原始電子簽署資料，修改需求請重新確認。
• 把夜間到達通知當作當日受付或登記完了，讓開戶、簽約或後續文件申請排程失準。

常見問題

沒有日本My Number卡，可以改走代理線上登記嗎？

可以先與司法書士確認代理申請及附件組合；不可只因沒有卡就斷言不能申請。代理人的電子簽署不會自動取代創辦人應備的委任與其他附件。

有電子定款，其他文件就不用簽了嗎？

不可這樣理解。申請書、委任狀和其他附件有各自的要求；經認證的電子定款只是其中一部分。

PDF上看到簽名圖像，就算電子署名嗎？

不可單靠圖像判斷。要核對原始電子檔、憑證及官方允許的使用角色；紙本文件則按紙本提出程序辦理。

憑證在簽附件時有效，送件時已過期，可以嗎？

不能一概回答可以。申請書、委任狀及其他附件的有效性時點不同；應先依文件角色核對官方規則，不能把所有附件視為同一類。

來源

• 法務省：商業・法人登記のオンライン申請について（2026-10-31 查證）：商業登記電子証明書 商業登記規則第３３条の８第２項に規定する電子証明書をいいます。
• 登記・供託オンライン申請システム FAQ（2026-10-31 查證）：登記所での受付時間は、従来どおり平日の17時15分までです。
• 法務局：株式会社の設立登記をしたい方（オンライン申請）（2026-10-31 查證）：代表取締役ご本人がマイナンバーカードを使用して、オンラインで登記申請をすることができます

資訊查核｜最後查證日：2026-10-24｜通則整理，非個案法律或稅務建議；實際規定以官方最新公告為準。

本文由「喵宇宙 Meow Universe」製作，過程使用 AI 工具協助整理與撰稿，未經逐篇人工覆核。