日本公司印鑑實務:実印、銀行印、角印與印鑑証明書怎麼準備

会社実印、銀行印、角印分工是什麼、2021年印鑑提出任意化改了什麼、印鑑証明書去哪拿多少錢:台灣創業者常搞混的日本公司印鑑制度整理。

設立流程裡常出現「刻印鑑」「印鑑證明」這些字眼,但很多人搞不清楚公司要刻幾顆章、 哪顆是法律上綁定公司身分的、哪顆只是日常蓋著方便。這篇把印鑑的分工、2021年的制度變化, 以及印鑑証明書怎麼申請一次講清楚。

三顆章分工:実印、銀行印、角印

• 会社実印(代表者印/丸印):向法務局登記提出、與公司登記綁定的印鑑,設立登記申請書、 之後的變更登記、重要契約等正式文件上蓋的就是這顆。法律上它是「代表公司意思表示」的印鑑。
• 銀行印:向銀行申報留存、開戶與部分金融交易時使用的印鑑。可以跟実印用同一顆, 但業界慣例多建議分開刻——同一顆章同時掌控公司登記身分與資金進出,遺失風險太集中。
• 角印(社印):印面通常是方形,日常在估價單、請款單、收據上蓋用的「認印」性質, 不需要向任何機關登記,法律效力低於実印,純粹是業務往來上表示「這份文件出自本公司」的慣例作法。

此外不少公司會另刻一顆公司住所的「ゴム印(橡皮章)」方便填寫地址,純屬效率工具,非必要。

2021年制度變化:線上申請登記時,印鑑提出已「原則任意」

依法務省公告,自令和3年(2021年)2月15日起,若以線上方式(オンライン申請) 辦理公司設立登記,向法務局提出印鑑已改為任意,不強制。但這項鬆綁有明確的適用範圍限制:

• 僅限「登記申請本身就是用線上方式送出」時,印鑑提出才能一起用線上方式完成或省略。
• 若你(或代辦的行政書士/司法書士)是用書面(紙本)方式申請登記,依法仍須依照傳統做法, 在申請書上蓋用向法務局提出的印鑑——書面申請的印鑑義務並未取消。
• 「印鑑的提出或廢止」不能單獨用線上完成,必須跟著線上登記申請一起辦理。

實務上,多數台灣創業者透過行政書士/司法書士代辦設立登記,代辦流程走書面或線上因事務所而異, 建議直接問代辦業者這次會採用哪種方式,再決定要不要準備印鑑。

不提出印鑑會怎樣?商業登記電子証明書是替代方案

如果選擇完全不提出会社実印,法務局就沒有你的印鑑資料可以核發「印鑑証明書」 (印鑑証明書的核發綁定在你有提出印鑑並持有「印鑑カード」的前提上)。 制度設計上的替代方案是「商業登記電子証明書」——用電子憑證取代紙本印鑑,搭配電子簽章完成線上申請與部分公部門手續。

印鑑証明書:哪裡拿、多少錢、給誰看

• 領取方式:持「印鑑カード」到全國任一法務局窗口申請,或郵寄申請,或透過「登記・供託オンライン申請システム」線上申請(線上申請仍須先持有商業登記電子証明書)。
• 費用(令和7年4月1日起現行費率):法務局窗口或郵寄申請每通500円;線上申請、選擇窗口領取每通420円;線上申請、選擇郵寄領取每通450円。
• 用途:銀行開戶、簽訂重要合約、不動產登記、部分許可/申請案送件時作為公司身分佐證。
• 「有效期限」:法律上這張證明本身沒有標示有效期限,但幾乎每個收件機關都會自訂可接受的發行期間, 常見標準是「發行後3個月內」,這是各機關自訂的實務門檻而非法律規定,送件前務必跟對方確認。

常見問題

会社実印跟我個人的実印(印鑑登録)是同一個嗎?

不是,這是兩套完全分開的制度。会社実印綁定的是公司的商業登記身分,由法務局管理;個人実印綁定的是你在日本的個人印鑑登録(通常需要你已有住民登録),由居住地的市區町村管理。兩者用途、申請機關與証明書都不同,不要混用。

一定要刻印鑑才能設立公司嗎?

法律上,若整個登記申請都用線上方式送出,印鑑提出已改為任意,理論上可以不刻。但實務上多數司法書士/行政書士仍建議刻製並提出会社実印,因為後續銀行開戶等程序目前多半預設要用印鑑証明書,完全走電子化路線在部分窗口仍可能卡關,建議先跟代辦的專業者確認你的情境是否適合省略。

印鑑不見了怎麼辦?

不是「補發」同一顆的證明,而是要分兩步辦理:先向法務局辦理「廢止已遺失印鑑」的手續,再重新提出一顆新印鑑並取得新的印鑑カード。同時建議向警察申報遺失,並洽司法書士協助辦理法務局手續,避免舊印鑑遭冒用的風險。

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