履歴事項全部証明書(登記簿謄本):日本公司登記證明文件怎麼申請

登記簿謄本正式名稱是登記事項証明書,公司登記完成後最常被要求出示的文件:去哪拿、多少錢、給誰看、有效期限誰規定的,一次整理。

公司登記完成後,銀行、房東、簽證窗口三不五時就會跟你要「登記簿謄本」。這篇整理它到底是什麼文件、 跟印鑑証明書差在哪、去哪裡拿、要花多少錢,以及為什麼每次交件前最好都重新申請一份。

到底叫什麼:謄本、登記事項証明書、履歴事項全部証明書

「登記簿謄本」是紙本登記簿年代留下來的舊稱,日本商業登記早已全面電子化,正式名稱是 「登記事項証明書」,商業登記下最完整的一種叫「履歴事項全部証明書」—— 一般人口語上還是習慣叫它「謄本」,兩個詞在實務上指同一份文件。依商業登記規則第30条, 證明書實際上分成四種:

去哪裡拿、多少錢(2026年現行費率)

• 領取地點:全國任一法務局窗口都能申請,不受公司登記地管轄限制——人在東京也能申請大阪公司的登記證明。也可郵寄申請,或透過「登記・供託オンライン申請システム」線上申請。
• 費用(令和7年4月1日起現行費率):法務局窗口或郵寄申請每通600円;線上申請、選擇窗口領取每通490円;線上申請、選擇郵寄領取每通520円。
• 登記情報提供服務可線上查閱同樣內容的PDF,但那份僅供內部參考,不是正式證明文件,不能拿去銀行或公部門送件,正式用途一定要申請「登記事項証明書」。

誰會跟你要這張紙

• 銀行開戶審查——已在日本公司銀行開戶攻略列為必備文件之一
• 出入國在留管理庁的簽證/在留資格審查,常搭配事業計畫書、財報一起送件
• 房東審查商用辦公室租約,確認登記地址與實際承租人一致
• 客戶、合作方在簽訂大額合約前的公司身分確認
• 補助金、融資審查等需要佐證公司登記狀態的場合

「有效期限」是誰規定的?

法律上這張證明本身沒有標示有效期限,但幾乎每個收件機關都會自訂能接受的發行區間, 常見的是「發行後3個月內」或更嚴格的「1個月內」,目的是確認你現在登記的內容仍是最新狀態 (商號、本店地址、董事名單、資本額若有變更,舊的一份就過期了)。實務建議: 每次要交件前重新申請一份,別拿舊庫存充數;若同一時間要交給多個機關,建議一次多申請對應份數,省得跑第二趟。

常見問題

履歴事項全部証明書跟印鑑証明書一樣嗎?

不一樣。履歴事項全部証明書證明的是公司登記內容本身(商號、本店地址、事業目的、資本額、董事與代表人等);印鑑証明書證明的是你向法務局提出的会社実印真偽。兩者常常在同一個申請流程(例如銀行開戶)裡被一起要求,但各自對應不同用途,詳見日本公司印鑑實務篇。

我人在台灣沒辦法去法務局怎麼辦?

可以,不需要本人親自到場。郵寄申請或委託行政書士/司法書士代為申請都是常見做法,尤其設立初期人還沒長駐日本時,多數創業者是透過代辦的專業者一併處理。

公司剛登記完馬上申請拿得到嗎?

要等登記官核准登記完成、資料進入系統後才能申請到含最新內容的證明書。通常登記完成後數個工作日內即可申請,但實際天數依各法務局作業狀況而異;如果急著要用,建議先跟協助設立的司法書士確認登記完成日再申請,避免拿到尚未更新的舊資料。

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